Compliance (Management) im Unternehmen

Compliance Management im Unternehmen

Inhalt

Der Begriff Compliance stammt ursprünglich aus dem anglo-amerikanischen Rechtsraum. Compliance auf Deutsch meint, grob gesagt, Regelkonformität.

Im wirtschaftlichen Kontext bezieht sich Compliance also auf die Einhaltung von (gesetzlichen und freiwilligen) Bestimmungen, Vorschriften, Richtlinien und ethischen Standards durch Unternehmen und die Mitarbeitenden. Dabei lassen sich verschiedene Teilbereiche aufgliedern, z. B. Datenschutz-Compliance, IT-Compliance, TAX-Compliance, etc.

Die Bedeutung von Compliance

Compliance ist weit mehr als nur die Einhaltung von Gesetzen, Regeln oder Normen. Es geht darum, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die auf Integrität und ethischem Verhalten basiert. Diese sollte nicht nur auf Führungsebene gelten, sondern von allen Mitarbeitenden als selbstverständlich gesehen und umgesetzt werden. Dennoch liegt die Verantwortung für Compliance grundsätzlich auf der Ebene der Unternehmensführung.

Unternehmen, die Compliance vernachlässigen, riskieren nicht nur rechtliche Konsequenzen oder Geldstrafen, sondern auch erhebliche Reputationsschäden durch Vertrauensverluste bei Kunden, Geschäftspartnern oder Investoren.

Zu den zentralen Aspekten der Compliance gehören:

Das zentrale Ziel der Compliance besteht somit zusammengefasst darin, mögliche Risiken zu identifizieren, zu minimieren und Schäden vom Unternehmen abzuwenden.

Compliance Management Systeme

Um den vielfältigen Anforderungen der Compliance gerecht zu werden, setzen Unternehmen zunehmend auf spezialisierte Compliance Management Systeme (CMS).

Diese speziellen Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Compliance-Verpflichtungen effizient und effektiv zu erfüllen. Für Unternehmen aus der Finanz- und Versicherungsbranche ist ein Compliance Management System sogar verpflichtend und für börsennotierte Unternehmen wird es dringlich empfohlen. Ein Anhaltspunkt kann hier der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) sein.

Grundsätzlich gilt: Je komplexer die Compliance-Vorgaben für eine Branche, desto eher lohnt sich der Einsatz einer Software. 

Zu den Hauptfunktionen von Compliance-Management-Systemen (CMS) gehören:

bestandteile compliance management system
Bestandteile eines Compliance Management Systems

Normen für Compliance Management Systeme

Die im April 2021 veröffentlichte Norm ISO 37301 legt Anforderungen an ein Compliance Management System fest und kann Orientierung bieten. Die Norm bietet einen umfassenden Rahmen für die Implementierung, Bewertung und Optimierung von Compliance Management Systemen. Sie ist international und branchenunabhängig anerkannt. 

Insgesamt zielt die ISO 37301 darauf ab, Unternehmen bei der Entwicklung und Verbreitung einer positiven Compliance-Kultur zu unterstützen.

Verwaltung von Compliance Management Systemen

In vielen Unternehmen sind speziell geschulte Mitarbeitende für die Verwaltung der Compliance-Tools verantwortlich. Diese Mitarbeiter, auch als Compliance Officer betitelt, sorgen dafür, dass die Systeme effektiv eingesetzt werden und dass alle relevanten Daten stets aktuell und korrekt sind. Durch die zentrale Verwaltung der Compliance-Tools können Unternehmen sicherstellen, dass alle Abteilungen einheitlich und effizient arbeiten und dass die Compliance-Strategie kohärent umgesetzt wird.

Auslagerung des Compliance Managements

Ein weiterer Ansatz, der für viele Unternehmen attraktiv ist, besteht darin, das Compliance Management auszulagern. Das Outsourcing von Compliance-Aufgaben an spezialisierte Dienstleister bietet mehrere Vorteile:

Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Planung und/oder Implementierung eines CMS, eines ISMS oder anderen Systemen und Zertifizierungen für Qualitätsmanagement oder Informationssicherheit.

Wir informieren Sie gerne unverbindlich über unser Lösungsangebot in einem 30-minütigen Teams-Call.

Oder fordern Sie unverbindlich ein Angebot an. 

Vorteile von Compliance-Tools

Egal, ob intern oder extern betrieben, bietet der Einsatz von Compliance Management Systemen zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

Auswahl eines Compliance Management Systems

Bei der Auswahl eines geeigneten Compliance-Tools sollten Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen:

Fazit

Compliance ist ein essenzieller Bestandteil moderner Unternehmensführung. Der Einsatz von Compliance Management Tools kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre gesetzlichen und ethischen Verpflichtungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig Risiken zu minimieren. Durch die Integration dieser Tools in die Unternehmensprozesse können Unternehmen nicht nur rechtliche Konsequenzen vermeiden, sondern auch ihre Reputation stärken und das Vertrauen ihrer Stakeholder sichern.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung der Compliance-Strategie und -Tools an die sich ändernden regulatorischen Anforderungen und Marktbedingungen ist dabei von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Erfolg und die Nachhaltigkeit.