Der Begriff Compliance stammt ursprünglich aus dem anglo-amerikanischen Rechtsraum. Compliance auf Deutsch meint, grob gesagt, Regelkonformität.
Im wirtschaftlichen Kontext bezieht sich Compliance also auf die Einhaltung von (gesetzlichen und freiwilligen) Bestimmungen, Vorschriften, Richtlinien und ethischen Standards durch Unternehmen und die Mitarbeitenden. Dabei lassen sich verschiedene Teilbereiche aufgliedern, z. B. Datenschutz-Compliance, IT-Compliance, TAX-Compliance, etc.
Die Bedeutung von Compliance
Compliance ist weit mehr als nur die Einhaltung von Gesetzen, Regeln oder Normen. Es geht darum, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die auf Integrität und ethischem Verhalten basiert. Diese sollte nicht nur auf Führungsebene gelten, sondern von allen Mitarbeitenden als selbstverständlich gesehen und umgesetzt werden. Dennoch liegt die Verantwortung für Compliance grundsätzlich auf der Ebene der Unternehmensführung.
Unternehmen, die Compliance vernachlässigen, riskieren nicht nur rechtliche Konsequenzen oder Geldstrafen, sondern auch erhebliche Reputationsschäden durch Vertrauensverluste bei Kunden, Geschäftspartnern oder Investoren.
Zu den zentralen Aspekten der Compliance gehören:
- Rechtliche Anforderungen: Gesetze und Vorschriften wie Datenschutzbestimmungen, Finanzregulierungen und Umweltschutzgesetze müssen eingehalten werden.
- Interne Richtlinien: Unternehmen entwickeln eigene Verhaltenskodizes und Ethikrichtlinien, die das Verhalten der Mitarbeitenden und die Geschäftspraktiken regeln sollen.
- Risikomanagement: Hier geht es um die Identifikation und Bewertung von Risiken, die durch Nichteinhaltung von Vorschriften entstehen könnten.
Das zentrale Ziel der Compliance besteht somit zusammengefasst darin, mögliche Risiken zu identifizieren, zu minimieren und Schäden vom Unternehmen abzuwenden.
Compliance Management Systeme
- Compliance Management umfasst alle Maßnahmen, die zur Einhaltung der Compliance bestimmt und durchgeführt werden.
Um den vielfältigen Anforderungen der Compliance gerecht zu werden, setzen Unternehmen zunehmend auf spezialisierte Compliance Management Systeme (CMS).
Diese speziellen Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, ihre Compliance-Verpflichtungen effizient und effektiv zu erfüllen. Für Unternehmen aus der Finanz- und Versicherungsbranche ist ein Compliance Management System sogar verpflichtend und für börsennotierte Unternehmen wird es dringlich empfohlen. Ein Anhaltspunkt kann hier der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) sein.
Grundsätzlich gilt: Je komplexer die Compliance-Vorgaben für eine Branche, desto eher lohnt sich der Einsatz einer Software.
Zu den Hauptfunktionen von Compliance-Management-Systemen (CMS) gehören:
- Dokumentenmanagement: Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, die für die Einhaltung von Vorschriften relevant sind, zB Erstellung von Berichten von Audit-Durchführungen.
- Ziel- und Richtliniendefinition: Es werden die Ziele des Compliance Programms festgelegt und Richtlinien zur Erreichung und Einhaltung dieser bestimmt.
- Schulung und Sensibilisierung: Bereitstellung von Schulungsmaterialien und E-Learning-Plattformen, um Mitarbeiter über Compliance-Themen zu informieren und zu schulen.
- Automatisierung von Prozessen: Automatisierung von Compliance-Prozessen wie zum Beispiel der Überprüfung von Geschäftspartnern und der Einhaltung von Sanktionslisten.
- Risikomanagement: Identifikation, Dokumentation, Bewertung und Überwachung von Risiken in Echtzeit.
- Management der Verantwortlichkeiten: Festlegen des Verantwortlichen oder eines Teams für das Compliance Management.
Normen für Compliance Management Systeme
Die im April 2021 veröffentlichte Norm ISO 37301 legt Anforderungen an ein Compliance Management System fest und kann Orientierung bieten. Die Norm bietet einen umfassenden Rahmen für die Implementierung, Bewertung und Optimierung von Compliance Management Systemen. Sie ist international und branchenunabhängig anerkannt.
Insgesamt zielt die ISO 37301 darauf ab, Unternehmen bei der Entwicklung und Verbreitung einer positiven Compliance-Kultur zu unterstützen.
Verwaltung von Compliance Management Systemen
In vielen Unternehmen sind speziell geschulte Mitarbeitende für die Verwaltung der Compliance-Tools verantwortlich. Diese Mitarbeiter, auch als Compliance Officer betitelt, sorgen dafür, dass die Systeme effektiv eingesetzt werden und dass alle relevanten Daten stets aktuell und korrekt sind. Durch die zentrale Verwaltung der Compliance-Tools können Unternehmen sicherstellen, dass alle Abteilungen einheitlich und effizient arbeiten und dass die Compliance-Strategie kohärent umgesetzt wird.
Auslagerung des Compliance Managements
Ein weiterer Ansatz, der für viele Unternehmen attraktiv ist, besteht darin, das Compliance Management auszulagern. Das Outsourcing von Compliance-Aufgaben an spezialisierte Dienstleister bietet mehrere Vorteile:
- Kosteneffizienz: Externe Dienstleister können Skaleneffekte nutzen und somit kostengünstigere Lösungen anbieten.
- Zugang zu Expertenwissen: Dienstleister verfügen über spezialisierte Fachkenntnisse und bleiben stets auf dem neuesten Stand der regulatorischen Anforderungen.
- Fokus auf Kernkompetenzen: Durch die Auslagerung von Compliance-Aufgaben können sich Unternehmen stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihre Ressourcen effizienter einsetzen.
- Risikominderung: Externe Dienstleister können durch ihre Erfahrung und Expertise dazu beitragen, Risiken effektiver zu identifizieren und zu managen.
Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Planung und/oder Implementierung eines CMS, eines ISMS oder anderen Systemen und Zertifizierungen für Qualitätsmanagement oder Informationssicherheit.
Wir informieren Sie gerne unverbindlich über unser Lösungsangebot in einem 30-minütigen Teams-Call.
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Vorteile von Compliance-Tools
Egal, ob intern oder extern betrieben, bietet der Einsatz von Compliance Management Systemen zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Compliance-Prozessen können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.
- Reduzierung von Risiken: Durch die kontinuierliche Überwachung und Analyse von Risiken können Unternehmen proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Verstöße zu vermeiden.
- Verbesserte Transparenz: CMS ermöglichen eine umfassende und transparente Dokumentation aller Compliance-Aktivitäten.
- Erhöhte Mitarbeiterbeteiligung: Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme fördern ein stärkeres Bewusstsein für Compliance-Themen bei den Mitarbeitenden.
- Steigerung des Vertrauens: Der Nachweis eines (zertifizierten) CMS fördert das Vertrauen bei Ihren Kunden und Partnern.
Auswahl eines Compliance Management Systems
Bei der Auswahl eines geeigneten Compliance-Tools sollten Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen:
- Skalierbarkeit: Das Tool sollte mit dem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Anforderungen anpassen können.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Nutzung und Akzeptanz des Tools durch die Mitarbeitenden. Technische Hürden erschweren dies hingegen.
- Integration: Das Tool sollte sich nahtlos in bestehende IT-Systeme und Arbeitsabläufe integrieren lassen. Eine Integration sollte möglichst einfach und kostengünstig möglich sein.
- Support und Schulung: Anbieter sollten umfassenden Support und Schulungsmöglichkeiten bieten, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.
Fazit
Compliance ist ein essenzieller Bestandteil moderner Unternehmensführung. Der Einsatz von Compliance Management Tools kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre gesetzlichen und ethischen Verpflichtungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig Risiken zu minimieren. Durch die Integration dieser Tools in die Unternehmensprozesse können Unternehmen nicht nur rechtliche Konsequenzen vermeiden, sondern auch ihre Reputation stärken und das Vertrauen ihrer Stakeholder sichern.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung der Compliance-Strategie und -Tools an die sich ändernden regulatorischen Anforderungen und Marktbedingungen ist dabei von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Erfolg und die Nachhaltigkeit.
- Hinweis: Dieser Artikel dient lediglich als Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
